Sertifikat tanah merupakan salah satu dokumen rumah yang paling penting. Dokumen ini adalah bukti kepemilikan yang sah akan tanah tempat hunian Anda berdiri. Jadi jika sewaktu-waktu rumah akan dijual, sertifikat tanah menjadi dokumen legal yang membuktikan bahwa Anda adalah pemilik sah atas tanah tersebut.
Tanpa adanya sertifikat tanah, maka transaksi jual beli rumah tidak akan bisa berjalan mulus. Sebab calon pembeli pasti meminta Anda memperlihatkan dokumen ini terlebih dahulu untuk memastikan bahwa rumah tidak bermasalah. Itu mengapa sertifikat tanah dan surat-surat rumah lainnya haruslah disimpan dengan baik.
Tapi bagaimana jika sertifikat ini hilang atau rusak? Apa itu artinya kita tidak bisa menjual rumah selamanya?
Tentu tidak. Sebagai pemilik tanah yang sah, Anda dapat mengajukan permohonan untuk menerbitkan sertifikat pengganti apabila sertifikat tanah Anda hilang atau rusak. Hal ini diatur dalam Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah. Berikut syarat, tata cara, dan juga biaya mengurus surat tanah yang hilang atau rusak.
(Baca: 5 Dokumen Rumah yang Wajib Diteliti Saat Membeli Rumah)
Sertifikat tanah hilang
Syarat mengurus sertifikat tanah yang hilang Sebelum mengunjungi kantor pertanahan setempat, sebaiknya Anda mengetahui dulu syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk mengurus sertifikat tanah pengganti. Dikutip dari laman resmi Kementerian Agraria Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (ATR/BPN), berikut ini sejumlah persyaratan yang dibutuhkan:
- Formulir permohonan yang sudah diisi dan ditandatangani pemohon atau kuasanya di atas materai
- Surat kuasa, apabila dikuasakan
- Fotokopi identitas pemohon (KTP, KK) dan kuasa apabila dikuasakan, yang telah dicocokkan dengan aslinya oleh petugas loket
- Fotokopi akta pendirian dan pengesahan badan hukum yang telah dicocokkan dengan aslinya oleh petugas loket, bagi badan hukum
- Fotokopi sertifikat (jika ada)
- Surat pernyataan di bawah sumpah oleh pemegang hak/yang menghilangkan
- Surat tanda lapor kehilangan dari kepolisian setempat
Tata cara mengurus sertifikat tanah yang hilang
Untuk bisa mengurus sertifikat tanah yang hilang, Anda terlebih dahulu harus mengurus surat kehilangan dari kepolisian. Setelah itu, barulah Anda bisa mengajukan permohonan sertifikat pengganti ke kantor pertanahan setempat. Berikut ini tata cara pengurusan sertifikat tanah yang hilang:
1. Membuat surat pengantar di RT/RW dan kelurahan
Surat pengantar akan Anda butuhkan untuk memperoleh surat kehilangan dari kepolisian. Anda perlu meminta surat ini dari ketua RT dan/atau RW, lalu membawanya ke kelurahan. Pihak kelurahan kemudian akan membuatkan surat pengantar untuk Anda bawa ke kantor polisi.
2. Membuat surat kehilangan di kepolisian
Setelah mengantongi surat pengantar dari kelurahan, barulah Anda mengunjungi kantor polisi tingkat polres di area Anda untuk membuat surat kehilangan sertifikat tanah. Proses ini tidak dikenakan biaya apapun.
3. Melapor ke BPN dan membawa dokumen-dokumen persyaratan
Selanjutnya Anda perlu mengunjungi Badan Pertanahan Nasional (BPN) atau kantor pertanahan di wilayah Anda. Laporkan bahwa sertifikat Anda hilang dan Anda berniat untuk mengajukan penerbitan sertifikat pengganti. Di tahap ini, Anda akan diminta mengisi formulir pengajuan dan menyerahkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan.
4. Melakukan sumpah
Selesai mengajukan permohonan sertifikat baru, Anda perlu menunggu beberapa waktu hingga pihak BPN menghubungi Anda untuk melakukan sumpah terkait hilangnya sertifikat tanah. Pengambilan sumpah akan dipimpin oleh rohaniawan di kantor BPN, dan Anda akan diminta menandatangani surat pernyataan di bawah sumpah.
5. Melakukan pengumuman di surat kabar
Untuk menghindari terjadinya sengketa di kemudian hari, Anda akan diminta mengumumkan hilangnya sertifikat tanah di surat kabar lokal tempat Anda tinggal. Tujuannya agar apabila ada pihak yang merasa keberatan, mereka dapat menyampaikan sanggahan segera atas tanah yang Anda klaim.
6. Penerbitan sertifikat baru
Jika dalam waktu satu bulan tidak ada sanggahan atas klaim tanah Anda di surat kabar, maka pihak BPN akan menerbitkan sertifikat tanah pengganti. Penyelesaian seluruh proses pembuatan sertifikat baru ini diperkirakan memakan waktu sekitar 40 hari kerja.
(Baca: Cara Balik Nama Sertifikat Tanah dan Biayanya)
Biaya mengurus sertifikat tanah yang hilang
Berdasarkan situs resmi ATR/BPN, proses pengurusan surat tanah yang hilang akan membutuhkan biaya sebesar Rp350 ribu per sertifikat. Rincian biayanya adalah sebagai berikut:
- Biaya sumpah: Rp200 ribu
- Biaya salinan surat ukur: Rp100 ribu
- Biaya pendaftaran: Rp50 ribu
Sertifikat tanah rusak
Syarat mengurus sertifikat tanah yang rusak
Sejumlah persyaratan yang harus Anda penuhi untuk mengurus penerbitan surat tanah baru karena rusak adalah:
- Formulir permohonan yang sudah diisi dan ditandatangani pemohon atau kuasanya di atas materai
- Surat kuasa, apabila dikuasakan
- Fotokopi identitas pemohon (KTP, KK) dan kuasa apabila dikuasakan, yang telah dicocokkan dengan aslinya oleh petugas loket
- Fotokopi akta pendirian dan pengesahan badan hukum yang telah dicocokkan dengan aslinya oleh petugas loket, bagi badan hukum
- Sertifikat asli
Tata cara mengurus sertifikat tanah yang rusak
Mengurus sertifikat pengganti untuk surat tanah yang rusak prosesnya lebih sederhana jika dibandingkan dengan sertifikat tanah yang hilang. Anda bisa langsung mendatangi kantor BPN setempat tanpa perlu mengurus surat kehilangan terlebih dulu ke RT/RW, kelurahan, dan kepolisian.
Anda hanya perlu datang ke kantor BPN di wilayah Anda dan mengajukan permohonan penerbitan sertifikat pengganti. Di sana Anda akan diminta mengisi formulir permohonan dan juga menyerahkan dokumen-dokumen persyaratan. Proses ini membutuhkan waktu sekitar 19 hari kerja.
Selain di BPN, Anda juga bisa mengurus sertifikat tanah yang rusak di kantor Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Lembaga ini memiliki program layanan restorasi arsip keluarga (Laraska) untuk membantu masyarakat memperbaiki dan melakukan restorasi dokumen penting yang rusak karena dampak bencana. Berikut ini sejumlah persyaratan restorasi dokumen di ANRI dikutip dari Peraturan ANRI Nomor 9 tahun 2019 tentang Standar Pelayanan LARASKA di Lingkungan ANRI:
- Keluarga atau perorangan yang merupakan warga negara Indonesia (WNI)
- Arsip yang diperbaiki merupakan arsip kertas yang rusak karena dampak bencana, di antaranya banjir, gempa bumi, tsunami, dan tanah longsor
- Jumlah maksimal layanan perbaikan arsip:
- Arsip tekstual 10 lembar
- Arsip kartografi/kearsitekturan 3 lembar
- Menyerahkan langsung arsip yang ingin diperbaiki ke Subdit Restorasi Arsip
- Wajib mengikuti peraturan yang berlaku di lingkungan ANRI
- Mengambil arsip yang telah selesai diperbaiki di Subdit Restorasi Arsip
Jadi perlu dicatat bahwa tidak semua sertifikat tanah yang rusak bisa diperbaiki di kantor ANRI. Selain penyebab rusaknya dokumen haruslah karena dampak bencana, sertifikat tanah yang rusak pun harus tetap terlihat bentuk fisiknya dan tidak dilaminating. Namun, layanan penggantian sertifikat di lembaga ini lebih cepat jika dibandingkan di BPN, karena bisa selesai di hari yang sama.
Untuk mengetahui prosedur lengkap mengurus sertifikat tanah yang rusak di ANRI, Anda bisa cek panduannya di situs resmi mereka.
Biaya mengurus sertifikat tanah yang rusak
Biaya pengurusan sertifikat tanah yang rusak di kantor BPN adalah sebesar Rp50 ribu per sertifikat. Namun jika Anda mengurusnya di kantor ANRI, maka tidak ada biaya yang dikenakan alias gratis.
Jadi, tak perlu khawatir jika sertifikat tanah Anda hilang atau rusak. Anda bisa mengurusnya ke kantor BPN, atau untuk kasus sertifikat rusak, bisa juga diurus di kantor ANRI. Persiapkan syarat-syarat dokumen yang dibutuhkan agar Anda tak perlu bolak-balik dan proses penerbitan sertifikat pengganti bisa berjalan lebih cepat.